Счета в Битрикс24, выставление и оплата счета

Сегодня поговорим о счетах, вернее о том как их правильно выставлять в Битрикс 24.

В Битрикс24 существует два вида счетов.

Первый - просто печатный документ, созданный по заранее настроенному шаблону, в котором можно напечатать практически всё что угодно вашей фантазии. Его можно распечатать на бумаге, сохранить в формате pdf или doc и отправить клиенту по электронной почте или любым другим способом. Его нельзя учесть в отчетах ни количественно, ни по сумме, но работать с ним легко и просто, этот счет создается буквально в один клик и не требует обучения менеджеров. Если в вашей компании нет поэтапной или частичной оплаты счетов, вы можете для простоты и экономии времени пользоваться этими счетами.

Чтобы выставить клиенту такой счет, перейдите в сделку, нажмите кнопку "ДОКУМЕНТ" и выберите "Счет (Россия)" или свой предварительно настроенный шаблон счета.

Второй вид счёта это, собственно, и есть полноценный счет – единица учета в Битрикс24, такая же как сделка или компания. Этот счет можно синхронизировать с 1С, распечатать по настроенному шаблону, отправить клиенту в виде документа или публичной ссылкой, учесть в отчётах. Именно этот счет можно использовать для отслеживания частичной оплаты в Битрикс 24.

По умолчанию счет имеет 3 стадии:

• Новый
• Отправлен клиенту
• Закрыт (оплачен или неоплачен)

Давайте посмотрим, как работать со счетом.

Выставление счета в Битрикс 24

Работа со счетами в Битрикс 24 требует предварительных настроек CRM. Для того, чтобы выставить счет, нам необходимо, прежде всего, ввести список услуг или товаров в разделе CRM -- Товары. Если вы не видите этот пункт в меню CRM, загляните в "Еще". Для добавления товара/услуги используйте кнопку "Добавить товар". Эти товары мы и будем использовать в счете.

Для выставления счета перейдем в сделку на вкладку "Счета" и нажмем кнопку "Выставить счет". Заполняем все поля счета, постепенно прокручивая его вниз, доходим до товаров. Нажимаем кнопку "Выбрать товар" и выбираем нужный из списка, заполняем количество товара и получаем итоговую сумму.

Что делать, если необходимо выставить счет на неполную сумму?

Если в сделке предусмотрена поэтапная оплата, необходимо предварительно заполнить товары с полным количеством на вкладке "Товары". В нашем примере мы вводим все 15 м2 в товарах и только 8 м2 в первом счете. После этого в следующем счете будет автоматически подставляться нужное количество еще не оплаченных услуг.

Посмотрите в нашем видео подробнее, как выставить счет на неполную сумму

Шаблон счета в Битрикс 24

Для того, чтобы напечатать счет, нужно предварительно настроить его собственную печатную форму, включая все параметры счета, печать организации, подписи руководителя и главного бухгалтера. Однако, возможности печатной формы весьма ограничены по дизайну и гибкости настроек. Если их недостаточно, можно использовать уже настроенный шаблон "бумажного" счета, подставив туда нужные поля.

Оплата счета в Битрикс 24

Оплату счета в Битрикс 24 можно учесть двумя способами - вручную и автоматически при настроенной интеграции с 1С. Чтобы учесть оплату вручную, перейдите в CRM -- счета, найдите нужный счет и поменяйте стадию на "Закрыт", Битрикс предложит выбрать результат, с которым закрыт счет - оплачен или неоплачен и, при успешном завершении, ввести номер платежного поручения и комментарий. Сумму оплаты ввести нельзя, поэтому напрямую отслеживать частичную оплату не получится.

А возможно ли отслеживать частичную оплату в Битрикс24, спросите вы. Конечно, об этом в нашей следующей статье.